Intelligenza artificiale per le risorse umane: cosa può preparare e cosa non può decidere

L'intelligenza artificiale per le risorse umane è la preparazione automatica dei testi e dei riassunti che l'ufficio del personale produce ogni settimana, non la scelta di chi assumere. La distinzione non è una sfumatura di linguaggio: è la riga che il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, il 2024/1689, ha messo nero su bianco, e da cui dipende se un'azienda sta usando uno strumento da ufficio oppure un sistema che il regolamento classifica ad alto rischio.

Un'azienda italiana fra i dieci e i duecento dipendenti quasi mai ha un ufficio del personale vero. Ha una persona che segue le paghe insieme ad altre tre cose, un gestionale comprato anni fa e una cartella condivisa dove stanno i contratti. Chi le propone di ridisegnare i processi del personale sta descrivendo un progetto per un'azienda diversa da quella. Il punto di partenza realistico è quello descritto in come parte davvero una PMI italiana con l'intelligenza artificiale: una lavorazione sola, scelta perché il risultato si controlla.

Dove se ne vanno le ore in un ufficio del personale

Le ore di un ufficio del personale se ne vanno nelle risposte alle domande ricorrenti dei dipendenti e nella carta che accompagna ogni ingresso, non nella selezione. Quante ferie restano, perché il cedolino di marzo ha un importo diverso, come si chiede un permesso, a chi va mandata la nota della trasferta: sono domande che tornano identiche ogni mese, poste da persone diverse, e ognuna interrompe qualcos'altro.

Accanto ci sta il lavoro dovuto, quello che ha una scadenza e una forma fissa. Ogni assunzione porta con sé la lettera, l'informativa sul trattamento dei dati, la consegna dei dispositivi, la formazione obbligatoria sulla sicurezza, le registrazioni sul libro unico del lavoro. Nessuno di questi passaggi è difficile, e tutti insieme occupano più tempo del colloquio che li ha preceduti.

La selezione arriva a ondate, e la fretta sposta il giudizio

La selezione non è un carico costante ma una cosa che arriva tutta insieme, quando serve coprire una posizione entro una data. Chi legge le candidature lo fa nei ritagli, spesso fuori orario, con un elenco che si è riempito in pochi giorni. È la condizione in cui la tentazione di far filtrare le candidature a una macchina è più forte, ed è esattamente il passaggio su cui il regolamento europeo ha messo gli obblighi più pesanti.

Che cosa l'AI per risorse umane prepara bene, e contro che cosa si verifica

L'AI per risorse umane prepara bene le lavorazioni che partono da un documento che l'azienda possiede già, perché su quelle l'errore si trova in pochi minuti confrontando il risultato con l'originale. Le altre non sono più difficili, sono più pericolose: non hanno niente contro cui essere verificate.

Le cinque lavorazioni che si possono far preparare, e le tre che no

Perché si comincia dal testo dell'annuncio e non dalle candidature

Il testo di un annuncio è il punto di partenza migliore di tutta la selezione perché è l'unico passaggio in cui non c'è ancora nessuna persona da valutare. La bozza esce da un mansionario che esiste, qualcuno la riscrive, e un errore resta visibile prima che il testo esca dall'azienda.

Va tenuta ferma una distinzione che il regolamento fa e che quasi nessuno riporta: l'Allegato III nomina fra i sistemi ad alto rischio quelli usati "per pubblicare annunci di lavoro mirati", cioè i sistemi che decidono a chi l'annuncio viene mostrato. Uno strumento che aiuta a scrivere il testo che poi una persona pubblica non fa quel mestiere.

Le domande dei dipendenti si rispondono sui documenti, mai a memoria

Le domande ricorrenti dei dipendenti si possono far preparare a una sola condizione, che la risposta venga cercata dentro i documenti dell'azienda invece di essere ricostruita a memoria dal modello. Su un contratto collettivo la versione plausibile e quella vigente non coincidono quasi mai, ed è lo stesso limite che vale per l'intelligenza artificiale in uno studio di consulenza del lavoro. Il meccanismo che serve per farlo bene è quello descritto in come si mette in piedi un chatbot aziendale, e la bozza resta una bozza che qualcuno firma, come per le email aziendali preparate in automatico.

Quello che il regolamento non lascia decidere a un sistema automatico

Il regolamento europeo 2024/1689 classifica ad alto rischio i sistemi di intelligenza artificiale applicati al personale, e lo fa all'Allegato III punto 4. La lettera a) comprende i sistemi destinati a essere usati "per l'assunzione o la selezione di persone fisiche, in particolare per pubblicare annunci di lavoro mirati, analizzare o filtrare le candidature e valutare i candidati". La lettera b) comprende quelli usati "per adottare decisioni riguardanti le condizioni dei rapporti di lavoro, la promozione o cessazione dei rapporti contrattuali di lavoro" e quelli usati "per monitorare e valutare le prestazioni e il comportamento delle persone".

Le date sono slittate a luglio 2026, e in azienda quasi nessuno lo sa

Gli obblighi sui sistemi ad alto rischio dell'Allegato III non si applicano dal 2 agosto 2026, come previsto all'inizio, ma dal 2 dicembre 2027. A spostarli è stato il regolamento (UE) 2026/1744 dell'8 luglio 2026, l'Omnibus digitale sull'IA, pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea del 24 luglio 2026, che ha riscritto l'articolo 113 e rinviato l'intero capo III, sezioni 1, 2 e 3.

Il rinvio non ha cambiato la classificazione: un sistema che filtra le candidature resta un sistema ad alto rischio, e chi lo sceglie adesso sta firmando un contratto che dovrà reggere nel dicembre 2027. È cambiato solo il momento in cui quegli obblighi diventano esigibili.

La riga che separa lo strumento d'ufficio dal sistema ad alto rischio

La riga la disegna l'articolo 6 paragrafo 3, non il buon senso di chi compra. Un sistema elencato nell'Allegato III non è considerato ad alto rischio quando non influenza materialmente il risultato della decisione e ricade in uno dei casi previsti, fra cui quello "destinato a eseguire un compito procedurale limitato" e quello "destinato a eseguire un compito preparatorio per una valutazione". Riordinare i file delle candidature ed estrarne i recapiti sta dentro quella deroga.

La deroga però si chiude di netto in un caso, e lo dice lo stesso articolo: un sistema dell'Allegato III "è sempre considerato ad alto rischio qualora esso effettui profilazione di persone fisiche". Costruire un profilo del candidato a partire dai suoi dati riporta tutto nell'alto rischio, quali che fossero le intenzioni di partenza.

Prima di accenderlo va informato chi lavora, e non è una formalità

L'articolo 26 paragrafo 7 obbliga il datore di lavoro a informare "i rappresentanti dei lavoratori e i lavoratori interessati" prima di mettere in servizio un sistema ad alto rischio sul luogo di lavoro. Il paragrafo 2 dello stesso articolo chiede di affidare la sorveglianza umana a persone che abbiano "la competenza, la formazione e l'autorità necessarie". Sono obblighi che ricadono sul deployer, cioè sull'azienda che usa il sistema, e diventano esigibili il 2 dicembre 2027.

L'alfabetizzazione dell'articolo 4 vale invece già oggi, ed è l'unico pezzo di questa materia su cui un'azienda è in ritardo adesso. L'Omnibus digitale l'ha riscritta in termini più miti di com'era: il testo in vigore chiede di adottare "misure volte a sostenere lo sviluppo dell'alfabetizzazione in materia di IA" del personale, e precisa che l'obbligo "non impone ai fornitori o ai deployer di garantire un livello specifico di alfabetizzazione in materia di IA per alcuna persona". Su che cosa questo comporti in pratica per chi dà gli strumenti in mano ai propri dipendenti vale quanto scritto in che cosa obbliga davvero a fare la formazione sull'intelligenza artificiale.

Che cosa può chiedere la persona che subisce la decisione

L'articolo 86 dà a chi subisce una decisione presa sulla base di uno di questi sistemi il diritto di ottenere "spiegazioni chiare e significative" sul ruolo che il sistema ha avuto nella procedura. I testi integrali stanno nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, e il quadro completo per un'azienda di questa dimensione è in quali obblighi dell'AI Act valgono per una PMI.

Come si comincia in un'azienda senza reparto informatico

Si comincia facendo l'elenco dei passaggi del personale che producono un testo che poi qualcuno rilegge, su un foglio a due colonne: a sinistra la lavorazione, a destra il documento contro cui si verifica il risultato. Le righe che restano senza niente nella colonna di destra sono quelle da lasciar perdere per ora, e quasi sempre sono le stesse che il regolamento mette nell'Allegato III.

Dal foglio si prende la riga più frequente, che in un'azienda di cinquanta dipendenti sono le domande ricorrenti, e si lavora solo su quella per un mese, senza collegare niente al gestionale. La misura da segnare è una sola: quante bozze sono uscite corrette al primo colpo.

Prima di caricare da qualche parte il regolamento aziendale o i documenti del personale conviene però sapere che cosa il fornitore ne fa, perché è una decisione che si prende una volta e poi pesa su tutto il resto. Le condizioni da leggere e la posizione del Garante privacy stanno in che cosa si può fare davvero con i dati aziendali su ChatGPT.

Le regole si scrivono prima di accendere, non dopo

Le regole di un sistema automatico vanno scritte prima che il sistema parta, e valgono più di qualunque impostazione scelta dopo. Gli articoli di questo blog escono da una routine automatica, e fra i file che le dicono come lavorare, nella cartella .claude/skills/articolo/ del repository, il più corto è anche quello che serve di più: l'elenco delle cose che non deve decidere da sola, con accanto il motivo.

Un ufficio del personale ha bisogno esattamente dello stesso elenco, e sta su mezza pagina. Se in azienda nessuno ha voglia di scriverlo, il sistema non è pronto a partire, quale che sia lo strumento scelto.

Quanto costa, e la voce che decide il conto

Il costo di un sistema di questo tipo non si decide sul canone dello strumento, che nelle lavorazioni descritte qui sopra resta la voce più piccola. Decide invece in che stato sono i documenti dell'azienda: un regolamento aziendale aggiornato e una raccolta ordinata di procedure fanno partire il lavoro in pochi giorni, mentre una cartella condivisa con tre versioni dello stesso documento va sistemata prima, e quella è la voce che cresce.

Che cosa aggiunge al conto una lavorazione ad alto rischio

Il costo cambia di nuovo se una delle lavorazioni finisce nell'Allegato III, perché da lì in avanti al conto si aggiungono le verifiche sul fornitore, la sorveglianza e gli obblighi informativi verso i dipendenti. Sono voci esigibili dal 2 dicembre 2027, e proprio per questo vanno messe nel contratto adesso invece che rinegoziate fra due anni. Chi vuole capire che cosa gli tocca prima di comprare qualcosa parte da cosa chiede l'AI Act a una PMI, e chi deve mettere in condizione le persone di usare questi strumenti trova in un percorso di formazione sull'intelligenza artificiale in azienda il modo di soddisfare l'articolo 4 senza comprare un corso a caso.

L'intelligenza artificiale nelle risorse umane conviene dove toglie la carta, non dove promette di scegliere meglio le persone. Sul primo fronte il risultato si vede in un mese, sul secondo si vede un ricorso.