Si possono usare i dati aziendali con ChatGPT: cosa dice oggi il Garante privacy
Usare i dati aziendali con ChatGPT è una decisione contrattuale prima che tecnologica: quello che sposta il rischio non è quanto è bravo il modello, è chi ha firmato cosa. La prova è arrivata il 18 marzo 2026, quando il Tribunale di Roma ha accolto l'opposizione contro la sanzione da quindici milioni di euro che il Garante privacy aveva inflitto a OpenAI, e l'intera vicenda italiana su ChatGPT è tornata in discussione senza che cambiasse una riga di quello che un'azienda deve fare per conto suo.
Questa è la parte che si perde nei titoli. Le due domande vengono confuse di continuo: se ChatGPT sia conforme alle regole europee è un problema di OpenAI, se lo sia il modo in cui la vostra azienda lo usa è un problema vostro, e la seconda non si risolve aspettando che si chiuda la prima.
Si possono usare i dati aziendali con ChatGPT, e a quali condizioni
Si possono usare, a condizione che qualcuno in azienda sappia dire su quale base giuridica quei dati vengono trattati, che le persone interessate lo sappiano, e che esista un contratto con il fornitore che regoli il trattamento. Due di queste tre condizioni sono le stesse su cui è nata l'intera vicenda italiana di ChatGPT: nel provvedimento del 30 marzo 2023 il Garante contestava a OpenAI l'assenza di informativa agli utenti e la mancanza di una base giuridica per la raccolta dei dati, oltre all'inesattezza dei dati trattati e all'assenza di sistemi di verifica dell'età.
La differenza fra un'azienda che regge un controllo e una che non lo regge quasi mai passa dal modello scelto. Passa da un dettaglio amministrativo che costa pochissimo sistemare.
Account personale e contratto aziendale non sono la stessa cosa
| Account personale del dipendente | Contratto intestato all'azienda | |
|---|---|---|
| Chi ha firmato | il dipendente, come privato | l'azienda |
| Accordo sul trattamento dei dati | assente | previsto e verificabile |
| Chi può dire quali dati sono usciti | nessuno | l'amministratore del piano |
| Cosa succede se la persona se ne va | l'accesso resta suo | l'accesso resta all'azienda |
La colonna di sinistra descrive la situazione reale della maggior parte delle PMI italiane, dove lo strumento è entrato perché una persona brava lo ha attivato da sola. Non è malafede, è velocità. Diventa un problema il giorno in cui qualcuno chiede per iscritto quali dati dei clienti sono passati da lì.
Cosa ha deciso il Tribunale di Roma sulla sanzione da quindici milioni
Il Tribunale di Roma ha accolto l'opposizione proposta contro il provvedimento del Garante, quindi la sanzione da quindici milioni di euro oggi non è in vigore. La sentenza numero 4153 del 2026, pubblicata il 18 marzo 2026, ha portato alla rimozione temporanea del provvedimento dal sito dell'Autorità, dove al suo posto compare proprio l'avvertenza che lo spiega.
| Data | Che cosa è successo |
|---|---|
| 30 marzo 2023 | Il Garante dispone la limitazione provvisoria del trattamento dei dati degli utenti italiani di ChatGPT |
| 2 novembre 2024 | Il Garante adotta il provvedimento numero 755, annunciato il 20 dicembre 2024: quindici milioni di euro di sanzione e una campagna informativa di sei mesi |
| 18 marzo 2026 | Il Tribunale di Roma accoglie l'opposizione contro il provvedimento, che viene rimosso dal sito del Garante |
Il provvedimento del 2024 contestava a OpenAI la mancata notifica della violazione di dati del marzo 2023, il trattamento dei dati per l'addestramento senza una base giuridica adeguata, la violazione del principio di trasparenza e l'assenza di verifica dell'età. Il Garante aveva anche scritto che l'importo teneva conto dell'atteggiamento collaborativo della società.
Perché la partita si è spostata in Irlanda
OpenAI ha stabilito in Irlanda il proprio quartier generale europeo mentre il procedimento era in corso, e il Garante ha trasmesso gli atti all'autorità irlandese perché proseguisse l'istruttoria sulle eventuali violazioni di natura continuativa non esauritesi prima dell'apertura di quello stabilimento. Per un imprenditore italiano la conseguenza pratica è una sola: la conformità del fornitore è una questione che si deciderà altrove, su tempi lunghi, e non è una leva su cui potete agire. Quella su cui potete agire è la vostra.
Il provvedimento italiano che dovrebbe interessare chi l'AI la compra
Il provvedimento italiano più istruttivo degli ultimi mesi non riguarda ChatGPT. Il 14 maggio 2026 il Garante ha rivolto un avvertimento a Myndoor S.r.l., una società che aveva sviluppato un componente aggiuntivo per Slack e Microsoft Teams: il sistema analizzava con l'intelligenza artificiale il contenuto dei messaggi scambiati dai lavoratori per stimarne il livello di stress psicologico.
Il Garante ha contestato la violazione degli articoli 5, 6, 9, 24, 25 e 88 del GDPR e degli articoli 2-ter e 113 del Codice privacy, e ha chiesto alla società di impedire qualsiasi comunicazione dei dati degli utenti ai datori di lavoro, osservando che la trasmissione di report aggregati alle aziende poteva ledere le norme sulla protezione dei dati e la dignità dei lavoratori.
L'avvertimento è andato a chi il servizio lo produceva. Ma il servizio girava dentro aziende che lo avevano comprato e attivato sui propri dipendenti, e quella scelta lì non l'ha fatta il fornitore.
Il divieto che vale sul luogo di lavoro
Nel provvedimento del 14 maggio 2026 il Garante cita anche l'articolo 5, paragrafo 1, lettera f) del Regolamento europeo 2024/1689 sull'intelligenza artificiale, che vieta i sistemi di intelligenza artificiale che inferiscono le emozioni nel contesto del luogo di lavoro. È un divieto, non un adempimento: non si sana con un'informativa più lunga né con il consenso dei dipendenti. Se uno strumento che state valutando promette di dirvi come sta il vostro team leggendo le chat, quella funzione va esclusa prima della trattativa, e conviene sapere quali altri obblighi dell'AI Act toccano già una PMI prima di firmare.
Le tre domande a cui rispondere prima di distribuire gli account
Su questo blog ho già sostenuto che l'AI in azienda lavora con i permessi di chi la accende, e la faccenda dei dati è la stessa cosa vista dal lato del contratto invece che dal lato degli accessi. Le domande da mettersi davanti sono tre, e si rispondono in una riunione da un'ora.
- Su quali account gira l'AI in azienda oggi. Fate l'elenco degli strumenti attivi, compresi quelli attivati da singole persone, e segnate per ognuno se il contratto è intestato all'azienda o a un individuo. Nella maggior parte dei casi questo elenco non esiste, e compilarlo è già metà del lavoro.
- Quali dati è vietato incollare, scritto in una pagina. Una regola interna utile nomina le categorie concrete: anagrafiche clienti, dati sanitari, buste paga, contratti in corso di trattativa, codici sorgente. "Usate buon senso" non è una regola, è il modo elegante di non deciderne nessuna.
- Chi risponde se qualcosa esce. Serve un nome, non una funzione. Se la risposta è "il consulente informatico", verificate che lo sappia anche lui, perché la sicurezza del software dei fornitori è un capitolo che quasi nessuno mette per iscritto.
Quando conviene invece tenere il modello dentro l'azienda
Tenere il modello in casa conviene alle aziende che trattano di continuo dati che non possono uscire, e la valutazione si fa su numeri precisi: quanto costa, quanto hardware serve e quando un modello privato conviene davvero rispetto a un abbonamento. Prima di quel conto vale però la pena capire dove finiscono i dati che passano da un fornitore di AI, perché la geografia dei server e la conformità del trattamento sono due piani diversi che vengono scambiati di continuo.
Se volete capire in mezz'ora quali dati toccherebbe davvero il vostro caso, è il punto da cui parto quando lavoro sui progetti di AI sui dati aziendali: quasi sempre i dati sensibili in gioco sono molti meno di quanto sembrava.
Il Tribunale di Roma ha tolto una sanzione a OpenAI, non un obbligo alla vostra azienda. Chi ha in mano un contratto intestato e una pagina di regole interne non ha dovuto seguire la vicenda per sapere come comportarsi, ed è esattamente il motivo per cui conviene scriverle adesso, quando non le sta chiedendo nessuno.
I documenti citati qui sopra si leggono per intero sul sito dell'Autorità: il provvedimento del Garante del 30 marzo 2023 su ChatGPT, il comunicato sulla chiusura dell'istruttoria e sulla sanzione a OpenAI e il provvedimento del 14 maggio 2026 sull'analisi delle chat dei lavoratori.
Domande frequenti
Un dipendente può usare il suo account ChatGPT personale per lavoro?
Può farlo tecnicamente, ma in quel caso l'unico contratto in gioco è quello fra il dipendente e il fornitore, firmato da lui come persona privata. L'azienda resta comunque quella che ha deciso di far trattare quei dati, senza però avere in mano nessun accordo che regoli il trattamento. È la situazione più diffusa nelle PMI italiane ed è anche la più difficile da spiegare a un'autorità di controllo.
Che cosa rischia una PMI che finora ha usato l'AI senza un contratto intestato?
Il rischio non si presenta quasi mai come una multa a sorpresa: si presenta come una richiesta di documentazione, da parte di un cliente che fa una verifica sui fornitori, di un'autorità dopo una segnalazione o di un revisore. In quel momento l'azienda deve poter dire quali dati sono stati trattati, con quale base giuridica e in forza di quale accordo. Chi non ha nulla di scritto non ha una risposta sbagliata, ha proprio il problema di non averne una.
Chi paga se uno strumento di AI tratta male i dati, il fornitore o l'azienda che lo usa?
Dipende da chi ha deciso finalità e modalità del trattamento, e nei casi reali le due posizioni convivono. Nel provvedimento del 14 maggio 2026 il Garante ha rivolto l'avvertimento alla società che aveva sviluppato il servizio, non alle aziende clienti. Questo non mette al riparo chi compra: la scelta dello strumento e la decisione di attivarlo sui propri dipendenti restano decisioni aziendali.
Cambia qualcosa se il fornitore ha la sede europea in Irlanda?
Cambia l'autorità che conduce l'istruttoria. Quando OpenAI ha stabilito in Irlanda il proprio quartier generale europeo, il Garante italiano ha trasmesso gli atti all'autorità irlandese perché proseguisse sulle violazioni non esauritesi prima dell'apertura di quello stabilimento. Per un'azienda italiana il cambiamento è più lento di quanto sembri, perché i propri obblighi verso i propri clienti e dipendenti restano identici.
Serve un registro dei trattamenti anche per gli strumenti di AI?
Gli strumenti di intelligenza artificiale non sono una categoria a parte: se trattano dati personali rientrano nella stessa documentazione che l'azienda già tiene per gli altri trattamenti. La differenza pratica è che spesso nessuno se ne accorge, perché lo strumento è stato attivato da una singola persona con una carta di credito e non è mai passato da chi tiene quella documentazione.