Quali obblighi ha una PMI con l'AI Act se compra l'intelligenza artificiale invece di costruirla
L'AI Act è il regolamento europeo 2024/1689 sull'intelligenza artificiale, e la sua data di applicazione generale è il 2 agosto 2026, quindi è in vigore da sei settimane. Quali obblighi ha una PMI con l'AI Act è la domanda che arriva adesso, e la risposta onesta è che sono molti meno di quanti ve ne stanno vendendo, ma non sono zero, e quelli che ci sono valgono già.
Le date stanno all'articolo 113 del regolamento (UE) 2024/1689, e quell'articolo è stato riscritto pochi mesi fa: il regolamento (UE) 2026/1744 dell'8 luglio 2026, pubblicato in Gazzetta ufficiale il 24 luglio 2026, ha spostato in avanti proprio la parte pesante. Il calendario aggiornato dice questo: il regolamento si applica in generale dal 2 agosto 2026, i capi I e II con le pratiche vietate e l'alfabetizzazione dal 2 febbraio 2025, il capo XII con le sanzioni dal 2 agosto 2025. Il capo III, quello sui sistemi ad alto rischio, si applica invece dal 2 dicembre 2027 per i sistemi dell'allegato III e dal 2 agosto 2028 per quelli integrati in prodotti già certificati.
Quel rinvio è la cosa più utile da sapere oggi, perché quasi tutte le proposte commerciali che girano citano ancora il vecchio calendario e vendono come urgente un adempimento che diventerà obbligatorio fra più di un anno.
Fornitore o deployer: la parola che decide quali obblighi avete
L'AI Act assegna obblighi in base al ruolo, e per una PMI italiana i due ruoli che contano sono fornitore e deployer. Il fornitore, all'articolo 3 punto 3, è chi sviluppa un sistema di intelligenza artificiale, o lo fa sviluppare, e poi lo immette sul mercato o lo mette in servizio con il proprio nome o marchio, a titolo oneroso o gratuito. Il deployer, al punto 4, è chi utilizza un sistema di intelligenza artificiale sotto la propria autorità, fuori da un'attività personale non professionale. Deployer è il termine che usa la versione italiana del regolamento, e vuol dire semplicemente chi lo usa in azienda.
Un'azienda che paga un abbonamento a un assistente, o che si fa mettere l'intelligenza artificiale dentro il gestionale che usa già, o che attiva un centralino che smista le chiamate, è un deployer. Qui sta il punto che fa la differenza fra un preventivo sensato e uno gonfiato: la gran parte del regolamento, e in particolare il capo sui sistemi ad alto rischio, scrive obblighi per i fornitori. Vendere a un deployer la lista di adempimenti di un fornitore è il modo più comune di far sembrare enorme una cosa che non lo è.
Quando una PMI diventa fornitore senza essersene accorta
Una PMI diventa fornitore nel momento in cui mette il proprio nome o marchio su un sistema e lo immette sul mercato o lo mette in servizio, e l'articolo 3 punto 3 precisa che vale anche a titolo gratuito. Non serve aver addestrato un modello: basta costruirci sopra qualcosa e presentarlo come proprio. Un'azienda che confeziona un assistente per i propri clienti partendo da un modello di terzi, e lo vende con il proprio marchio, ha cambiato ruolo. Chi costruisce prodotti in questo modo conosce bene il passaggio, ed è lo stesso che racconto in come ho costruito cinque SaaS con l'AI: il lavoro sta nel prodotto attorno al modello, e agli occhi del regolamento è proprio quel prodotto a portare il vostro nome.
I tre obblighi dell'AI Act che valgono per qualunque PMI usi l'intelligenza artificiale
Gli obblighi che valgono per qualunque azienda usi l'intelligenza artificiale, senza passare per l'alto rischio, sono tre: rispettare i divieti dell'articolo 5, sostenere l'alfabetizzazione del personale come chiede l'articolo 4, e dichiarare quello che l'articolo 50 chiede di dichiarare. Questa tabella tiene separate le scadenze, che è la cosa che si confonde più spesso.
| Obbligo | Dove sta nel regolamento | Si applica da | A chi |
|---|---|---|---|
| Divieto delle pratiche vietate | articolo 5 | 2 febbraio 2025 | fornitori e deployer |
| Alfabetizzazione del personale | articolo 4 | 2 febbraio 2025 | fornitori e deployer |
| Trasparenza su contenuti e interazioni | articolo 50 | 2 agosto 2026 | fornitori e deployer |
| Requisiti sui sistemi ad alto rischio dell'allegato III | capo III, sezioni 1, 2 e 3 | 2 dicembre 2027 | soprattutto fornitori |
| Alto rischio dentro prodotti già certificati | articolo 6, paragrafo 1 | 2 agosto 2028 | fornitori |
L'alfabetizzazione e la trasparenza non chiedono un certificato
L'articolo 4 è stato riscritto dal regolamento del luglio 2026, e nella versione in vigore chiede a fornitori e deployer di adottare misure volte a sostenere lo sviluppo dell'alfabetizzazione in materia di intelligenza artificiale del proprio personale, tenendo conto delle conoscenze, dell'esperienza e del contesto d'uso. La riscrittura ha aggiunto una frase che conta più del resto: quell'obbligo non impone a fornitori o deployer di garantire un livello specifico di alfabetizzazione per alcuna persona. Nessun corso e nessun certificato, quindi, e il ragionamento su quanto deve durare la formazione e cosa deve contenere sta in cosa obbliga davvero l'AI Act sulla formazione dei dipendenti. L'articolo 50 riguarda invece cosa esce dall'azienda e arriva al pubblico, e la parte pratica è già spiegata negli obblighi di trasparenza su contenuti e interazioni.
Il divieto che una PMI rischia di violare comprando un software
Il divieto dell'articolo 5 che tocca più facilmente una PMI è alla lettera f), e proibisce l'uso di sistemi di intelligenza artificiale per inferire le emozioni di una persona nell'ambito del luogo di lavoro e degli istituti di istruzione, tranne per motivi medici o di sicurezza. Non è una norma astratta: è la funzione che qualche fornitore descrive come analisi del tono di voce dell'operatore, o come misura dell'attenzione e del coinvolgimento del personale. Una funzione del genere non è un sistema ad alto rischio da governare con attenzione, è una pratica vietata, e cade nella fascia di sanzioni più alta del regolamento. Vale la pena leggere le schede delle funzioni prima di firmare, perché l'acquisto lo fa l'azienda e la violazione resta all'azienda.
Quando una PMI finisce nell'alto rischio, e quando no
Un sistema diventa ad alto rischio in due modi, e l'articolo 6 li tiene distinti. Il paragrafo 1 riguarda l'intelligenza artificiale che è componente di sicurezza di un prodotto già soggetto a valutazione di conformità di terzi, e i suoi obblighi arrivano il 2 agosto 2028. Il paragrafo 2 rinvia ai casi d'uso elencati nell'allegato III, ed è il caso che tocca un'azienda normale: quegli obblighi arrivano il 2 dicembre 2027. Fino a quella data il capo III non è un adempimento, è un lavoro di preparazione che conviene fare con calma e senza comprare niente di fretta.
Il paragrafo 3 dello stesso articolo è la parte che quasi nessuno cita e che cambia il conto: un sistema dell'allegato III non è considerato ad alto rischio se non presenta un rischio significativo di danno per salute, sicurezza o diritti fondamentali, e questo vale quando svolge un compito procedurale limitato, oppure migliora il risultato di un'attività umana già completata, oppure rileva scostamenti da schemi decisionali precedenti senza sostituire la valutazione umana, oppure svolge un compito puramente preparatorio. Resta un limite netto: un sistema dell'allegato III che effettua profilazione di persone fisiche è sempre considerato ad alto rischio.
Il personale è la porta da cui una PMI ci entra davvero
L'allegato III punto 4 è il capitolo per cui una PMI qualunque può trovarsi dentro l'alto rischio, perché riguarda il personale e non un settore regolato. La lettera a) comprende i sistemi destinati all'assunzione o alla selezione di persone fisiche, in particolare per pubblicare annunci di lavoro mirati, analizzare o filtrare le candidature e valutare i candidati. La lettera b) comprende i sistemi usati per decidere sulle condizioni del rapporto di lavoro, sulla promozione o sulla cessazione, per assegnare compiti in base al comportamento individuale e per monitorare e valutare le prestazioni. Chi gestisce paghe e presenze incontra lo stesso confine dal lato dello studio professionale, e il ragionamento sta nell'intelligenza artificiale per i consulenti del lavoro.
Cosa deve fare un datore di lavoro prima di accenderlo
L'articolo 26 elenca gli obblighi del deployer di un sistema ad alto rischio, che diventano esigibili il 2 dicembre 2027, e sono quattro cose concrete. Usare il sistema secondo le istruzioni per l'uso del fornitore. Affidare la sorveglianza umana a persone fisiche che abbiano competenza, formazione e autorità necessarie, e il sostegno necessario. Conservare i log generati dal sistema per un periodo adeguato, di almeno sei mesi. E il paragrafo 7, che è quello che fa cadere i progetti a metà: prima di mettere in servizio un sistema ad alto rischio sul luogo di lavoro, il datore di lavoro informa i rappresentanti dei lavoratori e i lavoratori interessati. Quell'informativa arriva quasi sempre dopo che il contratto è firmato, e allora diventa una trattativa invece di una comunicazione.
Quanto si rischia davvero, e il paragrafo che vale solo per le PMI
Le sanzioni dell'articolo 99 sono tre fasce, e la fascia dipende da quale obbligo è stato violato, non dalle dimensioni del danno.
| Violazione | Tetto in euro | Tetto sul fatturato |
|---|---|---|
| Pratiche vietate dall'articolo 5 | 35.000.000 | 7% del fatturato mondiale annuo |
| Obblighi di fornitori, deployer e trasparenza | 15.000.000 | 3% del fatturato mondiale annuo |
| Informazioni inesatte o fuorvianti alle autorità | 7.500.000 | 1% del fatturato mondiale annuo |
Per un'impresa qualunque il tetto applicabile è il maggiore fra i due, perché l'articolo 99 dice "se superiore". Per una PMI il verso si inverte, e questo è il paragrafo da conoscere: il paragrafo 6 stabilisce che nel caso delle PMI, comprese le start-up, ciascuna sanzione è pari al massimo alle percentuali o all'importo, se inferiore. Il paragrafo 1 aggiunge che le sanzioni tengono conto degli interessi delle PMI e della loro sostenibilità economica. Per un'azienda con quattro milioni di fatturato la differenza fra i due criteri è fra centoventimila euro e quindici milioni, sulla stessa violazione.
L'inventario dei sistemi, quattro colonne su un foglio
Il primo lavoro concreto non è un documento di conformità, è un foglio con quattro colonne, e si riempie in una mattina. Nella prima colonna il nome dello strumento, compresi gli abbonamenti personali che qualcuno usa per lavoro, che sono la riga più utile di tutte perché è quella che nessuno ha deciso e su cui conviene sapere dove finiscono i dati che passano da un sistema di intelligenza artificiale. Nella seconda chi lo usa e per quale attività. Nella terza il vostro ruolo su quello strumento, fornitore o deployer. Nella quarta se quello strumento tocca persone, e quali: candidati, dipendenti, clienti. Le righe che hanno "dipendenti" o "candidati" nella quarta colonna sono le uniche su cui vale la pena aprire il capo III, e nella maggior parte delle aziende sono due o tre. Su come governare gli accessi di questi strumenti c'è un ragionamento separato in quali permessi dare all'AI in azienda, e l'inquadramento generale per chi parte da zero sta nella guida pratica all'AI per le PMI italiane.
Come sono scritte le regole della routine che pubblica questo blog
Gli articoli di questo blog li scrive una routine automatica, quindi l'alfabetizzazione dell'articolo 4 e la sorveglianza umana dell'articolo 26 qui non sono un tema da convegno. Nel repository del sito le regole stanno in .claude/skills/articolo/, sono file di testo leggibili da una persona, e una di quelle righe vieta di scrivere un numero, una data o un nome che non sia stato letto nella fonte primaria. È il motivo per cui ogni cifra di questo articolo si porta dietro il numero dell'articolo del regolamento da cui viene. Un'azienda che vuole dimostrare di aver fatto la sua parte non ha bisogno di molto più di questo: le regole scritte dove chi lavora le trova, e un nome accanto a ogni sistema che gira. Se il passaggio successivo è capire quali di quelle righe diventano un adempimento vero nel vostro caso, è il lavoro che facciamo nella consulenza sull'AI Act per le PMI.
L'AI Act è già in vigore, e per la maggior parte delle PMI italiane chiede tre cose che si sistemano in una settimana di lavoro serio. Chi vi vende oggi un pacchetto completo di conformità vi sta vendendo soprattutto gli obblighi di qualcun altro.
Domande frequenti
Un'azienda con meno di dieci dipendenti è esclusa dall'AI Act?
No, il regolamento non prevede nessuna esenzione legata alla dimensione dell'impresa. Le attenuazioni che esistono sono più strette di così: l'articolo 63 permette alle PMI, comprese le start-up, di rispettare in modo semplificato alcuni elementi del sistema di gestione della qualità, che però è un adempimento da fornitore di un sistema ad alto rischio, e l'articolo 99 paragrafo 6 abbassa il tetto delle sanzioni. Una ditta con sei dipendenti che usa un assistente per scrivere le offerte ha esattamente gli stessi obblighi di una da duecento.
L'AI Act obbliga a nominare un responsabile o a iscriversi a un registro?
Il regolamento non impone a un'azienda che usa l'intelligenza artificiale né la nomina di una figura dedicata né un'iscrizione generale a un registro. L'obbligo di registrazione nella banca dati europea, all'articolo 49, riguarda le autorità pubbliche e gli organismi dell'Unione. L'unica conservazione obbligatoria è quella dei log dei sistemi ad alto rischio, per almeno sei mesi, all'articolo 26 paragrafo 6. Chi vi propone un registro AI aziendale vi sta vendendo una buona pratica, non un adempimento.
Se il fornitore del software ha sede fuori dall'Unione europea, gli obblighi restano nostri?
Gli obblighi del deployer restano dell'azienda che usa il sistema, indipendentemente da dove abbia sede chi lo ha costruito. La sede del fornitore cambia i doveri del fornitore, non i vostri. La conseguenza pratica è contrattuale: l'articolo 26 paragrafo 1 chiede di usare il sistema conformemente alle istruzioni per l'uso, quindi quelle istruzioni vanno chieste e ottenute per iscritto prima di firmare, e in italiano se chi le deve applicare lavora in italiano.
Quando sono diventate applicabili le sanzioni dell'AI Act?
Il capo XII, che contiene l'articolo 99 sulle sanzioni, si applica dal 2 agosto 2025, perché l'articolo 113 lettera b) anticipa quel capo di un anno rispetto alla data generale del 2 agosto 2026. Applicabilità e capacità di far rispettare la norma però non coincidono, perché servono le autorità nazionali operative e le norme interne di ciascuno Stato membro sulle sanzioni. La conseguenza pratica per un'azienda è che il divieto delle pratiche vietate e l'obbligo di alfabetizzazione, applicabili dal febbraio 2025, non sono mai stati adempimenti soltanto teorici.
Usare l'AI per leggere i curriculum in arrivo conta come sistema ad alto rischio?
Un sistema che analizza o filtra le candidature ricade nell'allegato III punto 4 lettera a), quindi parte dalla classificazione di alto rischio, con gli obblighi che diventano esigibili il 2 dicembre 2027. L'articolo 6 paragrafo 3 lascia una via d'uscita quando il sistema svolge un compito procedurale limitato o puramente preparatorio e non influenza materialmente l'esito, per esempio se estrae i dati di contatto e ordina i file. La via d'uscita si chiude però in un caso preciso: un sistema dell'allegato III che effettua profilazione di persone fisiche è sempre considerato ad alto rischio.