Settore · Studi di amministrazione condominiale
AI per amministratori di condominio: cosa automatizzare
Uno studio di amministrazione è fatto quasi tutto di documenti ripetitivi e di risposte ricorrenti. È esattamente la materia dove l'intelligenza artificiale restituisce più ore, senza toccare il gestionale.
Perché questo settore ha il margine più alto
Ci sono attività dove l'AI aiuta ai margini. Nell' amministrazione condominiale invece tocca il cuore del lavoro, e il motivo è strutturale: il valore che uno studio produce è quasi interamente fatto di testo. Verbali, convocazioni, comunicazioni, risposte, prospetti, solleciti. Nessun magazzino, nessuna linea produttiva, nessun processo fisico da riprogettare.
A questo si aggiunge un secondo fattore: il carico non è concentrato, è distribuito su centinaia di richieste piccole e simili. È il profilo peggiore per una persona, che deve continuamente cambiare contesto, ed è il migliore per un'automazione.
Il terzo fattore è che quasi nessuno lo sta facendo. I gestionali di settore coprono contabilità e anagrafiche, non la parte redazionale. Chi si attrezza adesso lavora con un margine di tempo che i concorrenti non hanno.
I quattro punti dove si recupera più tempo
La prima stesura del verbale di assemblea
È il lavoro più lungo e più rimandato dell'anno. Da una registrazione si ottiene una bozza già strutturata: ordine del giorno, presenze e millesimi rappresentati, sintesi della discussione punto per punto, delibere con l'esito della votazione.
Sul confine di responsabilità voglio essere netto, perché è la domanda che fanno tutti. La bozza la produce il flusso, il verbale lo firma l'amministratore, che rilegge, corregge e si assume quello che ci scrive. Deve restare così. Quello che si recupera è il tempo della prima stesura, cioè la parte meccanica, non il giudizio.
Le richieste dei condomini
Arrivano via email, via WhatsApp, al telefono, e sono sempre le stesse quattro o cinque domande poste in mille modi diversi: a quanto ammonta la rata, se il saldo risulta, a che punto è il guasto, quando partono i lavori. Il peso non sta nella singola risposta, sta nel volume e nel continuo cambio di contesto.
Un flusso legge la richiesta, capisce a quale condominio e a quale pratica si riferisce, recupera il dato e prepara la bozza di risposta già completa. Chi la manda resta una persona dello studio, che controlla e invia in pochi secondi invece di ricostruire ogni volta la situazione.
Il confronto dei preventivi dei fornitori
Tre preventivi per lo stesso intervento arrivano in tre formati diversi, con voci scritte in modo diverso e a volte con quantità che non sono confrontabili. Metterli a confronto a mano richiede tempo, e il risultato è spesso una tabella approssimativa.
Normalizzarli voce per voce in un prospetto comparabile, evidenziando cosa è incluso in uno e non nell'altro, produce il documento da portare in assemblea. Ed è anche il documento che riduce le contestazioni, perché rende evidente il criterio con cui si è scelto.
Le comunicazioni ricorrenti
Convocazioni, avvisi di inizio lavori, solleciti, comunicazioni di chiusura esercizio. Nascono da dati che lo studio ha già e vengono riscritte ogni volta partendo da un modello. È il caso più semplice e quello che dà il risultato più immediato, utile proprio per iniziare.
La domanda sui dati, che è quella giusta
Uno studio tratta dati di centinaia di persone: anagrafiche, situazioni di morosità, a volte informazioni delicate emerse in assemblea. Chi chiede subito che fine fanno quei dati sta facendo la domanda corretta, e la risposta non dipende dall'AI in generale ma dagli strumenti che si scelgono e da come li si configura.
Si lavora con piani business che escludono l'uso dei dati per l'addestramento, si stabilisce che cosa può uscire dallo studio e che cosa no, e si scrive una regola interna di utilizzo prima di consegnare gli strumenti alle persone. Fa parte del progetto, non è un dettaglio da sistemare dopo, e va affrontato all'inizio.
Come si parte
Da uno solo dei quattro punti, quello che nel tuo studio pesa di più. Si misura quante ore costa oggi, si automatizza, si confronta il risultato. Il metodo completo è nella pagina sulla consulenza sull'intelligenza artificiale, mentre su come sono fatti tecnicamente questi flussi ho scritto la pagina sull'automazione dei processi aziendali.
Come lavoro lo vedi prima di pagarmi
Prima di affidarmi i dati dei tuoi condomini puoi vedere come ragiono: pubblico ogni giorno metodo, strumenti ed errori.
Domande frequenti
Come può usare l'intelligenza artificiale un amministratore di condominio?
Uno studio di amministrazione condominiale è fatto quasi interamente di documenti ripetitivi e di risposte ricorrenti, cioè la materia dove l'AI rende di più. I quattro punti dove si recupera più tempo sono la stesura dei verbali di assemblea, la lettura e il confronto dei preventivi dei fornitori, la gestione delle richieste dei condomini che arrivano via email e WhatsApp, e la preparazione delle comunicazioni ricorrenti come convocazioni e solleciti. Nessuno di questi richiede di cambiare il gestionale condominiale.
Il verbale di assemblea si può scrivere da solo?
La bozza sì, la responsabilità no. Da una registrazione dell'assemblea si ottiene una bozza strutturata con ordine del giorno, presenze, millesimi rappresentati, discussione sintetizzata per punto e delibere con l'esito della votazione. L'amministratore la rilegge, corregge e firma: resta sua la responsabilità di quello che va a verbale, e deve restarlo. Il tempo che si recupera è quello della prima stesura, che è la parte lunga e meccanica.
Serve cambiare il gestionale condominiale?
No, e sarebbe l'errore più costoso. I gestionali di settore contengono anagrafiche, tabelle millesimali e contabilità di anni: sostituirli per introdurre un'automazione moltiplica rischio e costi di un progetto che dovrebbe dare risultati in poche settimane. L'automazione si costruisce sopra quello che c'è già, prendendo i dati dove sono e restituendo documenti pronti.
Come si gestiscono le richieste dei condomini?
Il carico non è nella singola risposta, è nel volume e nella ripetizione: la stessa domanda su rate, saldi, guasti e lavori arriva decine di volte al mese in forma sempre diversa. Un flusso legge la richiesta, capisce a quale condominio e a quale pratica si riferisce, e prepara una bozza di risposta già completa dei dati che servono. Chi la manda resta una persona dello studio, che controlla e invia in pochi secondi invece di ricostruire ogni volta il contesto.
E i preventivi dei fornitori?
È il caso meno considerato e uno dei più utili. Tre preventivi per lo stesso intervento arrivano in tre formati diversi, con voci scritte in modo diverso e a volte con quantità non confrontabili. Un flusso li normalizza in una tabella comparabile voce per voce, evidenzia cosa è incluso in uno e non nell'altro, e produce il prospetto da portare in assemblea. È anche il documento che riduce le contestazioni, perché rende evidente il criterio della scelta.
I dati dei condomini sono al sicuro?
È la domanda giusta da fare, e la risposta dipende dagli strumenti scelti, non dall'AI in sé. Si lavora con piani business che escludono l'uso dei dati per l'addestramento, si definisce cosa può uscire dallo studio e cosa no, e si scrive una regola interna di utilizzo prima di dare gli strumenti alle persone. È una parte del lavoro, non un dettaglio da sistemare dopo, e va affrontata all'inizio del progetto.
Partiamo dal verbale o dalle richieste?
In mezz'ora guardiamo dove il tuo studio perde più ore e quale dei quattro punti conviene affrontare per primo.
Marco Masut, Largo di Porta Cadore 5, 31029 Vittorio Veneto (TV)[email protected]