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Automazione dei processi aziendali con l'AI
Ogni azienda ha tre o quattro attività che qualcuno ripete ogni settimana senza che ci sia bisogno di una testa umana. Le individuo, le automatizzo collegando i software che usi già, e ti restituisco quelle ore.
Il problema non è la tecnologia
Quando entro in un'azienda e chiedo dove si perde tempo, la risposta arriva in trenta secondi. Tutti lo sanno. Il commerciale sa che passa due ore al giorno a scrivere le stesse email, chi sta in amministrazione sa quanto pesa la riconciliazione manuale, la direzione sa che il report del lunedì costa mezza giornata a qualcuno.
Quello che manca non è la consapevolezza, è qualcuno che traduca quel fastidio in un flusso che funziona senza sorveglianza. È il lavoro che faccio: prendo il processo che ti costa di più, lo scompongo, e ricostruisco la parte meccanica in modo che si esegua da sola.
Com'è fatta un'automazione, dentro
L'elenco di cosa si può automatizzare lo trovi nella pagina sulla consulenza sull'AI. Qui è più utile aprire due flussi veri e guardare come sono fatti, perché è nei dettagli che si decide se un'automazione dura o viene abbandonata dopo un mese.
Flusso 1: gli ordini che arrivano via email
È il caso più frequente e anche il più istruttivo. Il punto di partenza è una casella su cui arrivano ordini in dieci formati diversi: PDF, corpo dell'email, allegato Excel, a volte una foto del modulo compilato a mano.
Il flusso si innesca all'arrivo del messaggio. Un primo passaggio decide se è davvero un ordine o altro, perché su quella casella arriva anche il resto del mondo. Se lo è, il modello estrae i campi che servono, cioè cliente, codici articolo, quantità, data richiesta, e li normalizza sui codici del tuo gestionale, non su quelli che ha scritto il cliente. Poi controlla la coerenza: il codice esiste, la quantità è un multiplo dell'imballo, il cliente non è bloccato.
Qui viene la parte che quasi nessuno progetta, e che decide tutto: cosa succede quando il controllo fallisce. Un ordine che non passa non va scartato e non va inserito a metà. Finisce in una coda di revisione con scritto in chiaro quale campo non torna, e una persona lo chiude in trenta secondi invece di riscriverlo da zero. Se manca questo pezzo, al primo caso strano l'ufficio smette di fidarsi e torna a fare tutto a mano.
Il costo ricorrente di un flusso così, per i volumi tipici di una PMI, resta nell'ordine di poche decine di euro al mese tra strumento di automazione e chiamate al modello. Il grosso della spesa è la costruzione, non l'esercizio.
Flusso 2: il report che qualcuno compila il lunedì
Qui il punto di partenza è diverso: i dati esistono già e sono strutturati, ma vivono in tre sistemi che non si parlano. Il lavoro umano non è di giudizio, è di trasporto.
Il flusso parte a orario fisso. Legge le fonti, allinea le chiavi, che è quasi sempre il pezzo più noioso perché lo stesso cliente ha tre codici diversi in tre sistemi, e ricostruisce la tabella. A quel punto il modello serve solo per l'ultimo tratto: scrivere il commento in linguaggio naturale su cosa è cambiato rispetto alla settimana prima, che è la parte che costava tempo alla persona.
Anche qui la gestione dell'eccezione è il cuore: se una fonte non risponde, il report non deve uscire con un buco silenzioso. Esce dichiarando che quel dato manca, oppure non esce affatto e avvisa. Un report che mente una volta sola non viene più letto da nessuno.
In un'azienda manifatturiera con cui ho lavorato questo flusso ha portato la compilazione da circa quindici ore a settimana a due di supervisione. Nessuno è stato sostituito: una persona ha smesso di fare copia e incolla ed è tornata a occuparsi di pianificazione.
Come si costruisce un'automazione che regge
La differenza tra un'automazione che dura e una che viene abbandonata dopo un mese sta quasi sempre in tre cose.
La prima è la misurazione iniziale. Prima di toccare qualsiasi cosa conto quante ore costa il processo oggi. Senza quel numero, a fine progetto nessuno può dire se è servito, e quello che non si dimostra non si difende quando arriva il momento di rinnovare un abbonamento.
La seconda è il perimetro. Un processo alla volta, delimitato bene. Le automazioni che provano a coprire tutto il flusso commerciale al primo colpo falliscono perché ogni eccezione diventa un caso da gestire e nessuno si fida più del risultato.
La terza è chi la usa. L'automazione va consegnata alle persone che la useranno, spiegata, e lasciata in mano loro con la possibilità di correggerla. Se resta una scatola nera che solo il consulente sa aprire, alla prima eccezione si torna a fare tutto a mano.
Su progetti che toccano piu' sistemi mi affianco a professionisti scelti per area di competenza: come funziona l'ho spiegato nella pagina sulla consulenza sull'AI.
Da dove partire
Se non sai quale processo scegliere, si parte dall'analisi: entro nei flussi, misuro quanto costano e ne esce una mappa degli interventi in ordine di priorità. È lo stesso primo passo della consulenza sull'intelligenza artificiale, perché automatizzare senza aver capito dove si perde tempo significa costruire la cosa sbagliata più in fretta.
Se invece vuoi prima farti un'idea da solo, nella guida pratica all'AI per le PMI trovi i tre livelli di maturità, gli strumenti che servono a ciascuno e gli errori che vedo più spesso.
Come lavoro lo vedi prima di pagarmi
Il modo in cui lavoro non è un segreto commerciale: lo pubblico ogni giorno, e chi mi segue può dirti se le cose che racconto funzionano.
Domande frequenti
Quali processi aziendali conviene automatizzare per primi?
Quelli ripetitivi, basati su testo o dati, che assorbono ore ogni settimana e non richiedono giudizio umano. In pratica: risposte alle email ricorrenti, preventivi standard, report compilati incrociando più sistemi, qualificazione dei lead, inserimento dati. La regola è scegliere il processo con il rapporto migliore tra ore sprecate e semplicità di intervento, non quello più visibile o più discusso in azienda.
Devo sostituire il gestionale o il CRM che uso già?
Per automatizzare un processo non serve sostituire il gestionale né il CRM. L'automazione si costruisce sopra i software già in uso, collegandoli tra loro e inserendo l'AI nei punti dove serve: gestionale, CRM, posta e fogli di calcolo restano dove sono. Cambiare i sistemi per introdurre un'automazione è il modo più rapido per trasformare un progetto da poche settimane in un cantiere da un anno.
Quanto tempo serve per vedere i risultati?
Su un processo singolo e ben delimitato si va in produzione in poche settimane e il confronto tra prima e dopo è immediato, perché il tempo speso lo abbiamo misurato all'inizio. Le integrazioni su misura che toccano i dati aziendali richiedono più tempo, ma il ritorno resta tipicamente visibile in due o tre mesi se paragonato al costo di una persona che fa lo stesso lavoro a mano.
L'automazione sostituisce le persone?
Nei casi che seguo, no: libera ore. In un'azienda manifatturiera con cui ho lavorato la compilazione dei report di produzione richiedeva circa quindici ore a settimana e si è ridotta a due di supervisione. Nessuno è stato sostituito, una persona ha smesso di fare copia e incolla tra tre sistemi e ha ripreso a fare il lavoro per cui era stata assunta.
Quanto costa automatizzare un processo?
Il costo dipende da tre cose: quante ore il processo assorbe oggi, quanti sistemi diversi vanno collegati e quante eccezioni deve gestire il flusso. A questo si aggiungono i costi ricorrenti degli strumenti di automazione, che per una PMI restano nell'ordine di poche decine di euro al mese. Il preventivo arriva dopo aver misurato il costo attuale del processo, mai prima, perché è quel numero a dire se l'intervento vale la pena.
Quale processo ti costa di più?
Se hai in mente l'attività che ti fa perdere più ore, in mezz'ora capiamo se si può automatizzare e quanto vale farlo.
Marco Masut, Largo di Porta Cadore 5, 31029 Vittorio Veneto (TV)[email protected]