Intelligenza artificiale per i preventivi: cosa può preparare e cosa resta a chi firma
L'intelligenza artificiale per i preventivi è un modo per far raccogliere i dati di un'offerta e preparare la sua parte scritta, cioè mettere in fila le voci, ritrovare i prezzi già decisi e stendere le descrizioni, lasciando i numeri e i margini a chi firma. Non è un modo per decidere quanto chiedere a un cliente. La distinzione sembra una sottigliezza e invece è tutta la questione: quasi ogni strumento che oggi viene proposto alle piccole imprese promette di generare il preventivo, mentre la parte che costa ore non è il numero finale, è tutto quello che gli sta intorno.
Chi prepara preventivi in un'azienda italiana da dieci a duecento persone quasi mai fa solo quello. È il titolare, un tecnico che rientra dal sopralluogo, un commerciale che ha già la giornata piena. Per i professionisti quel documento è anche un obbligo: l'articolo 9, comma 4 del decreto-legge 24 gennaio 2012, n. 1 impone di rendere noto al cliente il compenso in forma scritta o digitale con un preventivo di massima, indicando il grado di complessità dell'incarico e tutte le voci di costo, comprensive di spese, oneri e contributi. Per un'impresa che vende forniture o lavori quell'obbligo non c'è, ma il documento resta il punto in cui la commessa si vince o si perde.
Dove se ne vanno le ore mentre si prepara un preventivo
Le ore di un preventivo se ne vanno nella raccolta dei dati e nella scrittura, non nel calcolo. Il calcolo, quando i prezzi sono già decisi, è una moltiplicazione e dura un minuto. Dura invece ritrovare il listino aggiornato del fornitore, ricordare cosa è stato promesso al telefono, ricostruire un lavoro simile chiuso otto mesi prima e riscrivere per la quarta volta la stessa descrizione con due parole diverse.
La raccolta dei dati è il pezzo lungo, non il conto
La raccolta dei dati di un preventivo attraversa quattro o cinque posti diversi, e nessuno di questi parla con gli altri. Il listino del fornitore arriva in PDF e cambia senza avvisare. La richiesta del cliente sta in una email con tre allegati. Le misure sono su una foto scattata in sopralluogo e su una nota vocale. Il prezzo praticato l'ultima volta a un cliente simile sta in un preventivo vecchio che qualcuno deve cercare. Ogni pezzo richiede di aprire un programma diverso, e il salto fra i programmi è il costo che nessuno misura perché non compare in nessuna riga di spesa.
Il preventivo che non parte costa più di quello lento
Il preventivo mai scritto è la voce più cara di questo conto e non compare in nessun bilancio. Un titolare che sa di dover passare due ore serali su un'offerta tende a rimandarla, e a rimandarla ancora, finché il cliente ha già scelto qualcun altro. Non esiste un numero generale su quante richieste si perdano così, perché dipende da quante ne arrivano e da quanto tempo pieno costa oggi produrne una in azienda. È però il primo dato da misurare, ed è misurabile in un'ora: quanti giorni passano in media fra la richiesta e l'invio.
Le quattro cose che l'AI per preventivi fa bene oggi
L'AI per preventivi fa bene quattro cose: trasformare appunti e note vocali in una bozza ordinata, ritrovare le voci giuste dentro listini e documenti già esistenti, riscrivere le descrizioni dei lavori ripetuti e rispondere alle domande di servizio di chi chiede un'offerta fuori orario. Tutte e quattro producono un documento che una persona controlla in pochi minuti invece di costruirlo da zero alle dieci di sera.
Cosa si può far preparare e cosa va storto se nessuno controlla
La tabella qui sotto è il criterio con cui conviene decidere pezzo per pezzo, invece di dire sì o no al preventivo intero.
| Pezzo del preventivo | Si può far preparare | Cosa va storto se nessuno controlla |
|---|---|---|
| Elenco delle lavorazioni dal sopralluogo | Sì, come bozza | Manca una voce vista e non detta a voce |
| Descrizioni dei lavori ripetuti | Sì, quasi per intero | Il testo promette più di quanto si farà |
| Recupero prezzi dal listino del fornitore | Sì, con il listino aggiornato | Si applica un prezzo superato |
| Struttura e impaginazione del documento | Sì, per intero | Nulla di grave, è la parte più sicura |
| Ore di manodopera stimate | Solo con i consuntivi vostri | Esce una media presa da altrove |
| Prezzo finale, sconto e margine | No | Si regala marginalità senza accorgersene |
| Condizioni, validità e tempi di consegna | No, sono decisioni | Si assumono impegni non sostenibili |
Dalla nota vocale del sopralluogo alla bozza già ordinata
La nota vocale dettata durante il sopralluogo è il punto in cui si recuperano più serate con meno fatica. Chi gira le stanze e dice a voce quello che vede impiega dieci minuti e non dimentica niente, perché parla mentre guarda. Un sistema che trascrive quel parlato e lo rimette in forma di elenco restituisce la sera un documento già ordinato, su cui si mettono i prezzi invece di ricostruire il posto a memoria. La stessa meccanica, vista dentro un mestiere specifico, è raccontata in come l'AI aiuta un'impresa elettrica sui preventivi e sulle scadenze.
Il recupero delle voci dentro i listini in PDF
Il recupero delle voci dal listino è la parte che più spesso decide se il resto funziona. Un listino di fornitore è un PDF di centinaia di righe con codici articolo, e leggerlo bene è un problema tecnico preciso, non una questione di intelligenza del programma: i codici sono la cosa che una lettura automatica sbaglia più volentieri. Come si distinguono i sistemi che leggono davvero da quelli che sembrano leggere è il tema di cos'è l'OCR intelligente e quali due sistemi stanno sotto quel nome, mentre il lavoro pratico di tirare fuori i dati sta in come si estraggono i dati dai PDF aziendali.
Dove l'intelligenza artificiale sui preventivi non arriva
L'intelligenza artificiale sui preventivi non arriva sul prezzo, e questa è la sezione che chi vende questi strumenti non scrive mai. Un modello linguistico produce la parola più probabile dato il contesto, e un prezzo non è una parola probabile: è una decisione che tiene dentro il costo d'acquisto di oggi, quanto siete carichi di lavoro, quanto vale quel cliente e quanto siete disposti a perdere per entrare da lui.
Il prezzo non è una previsione linguistica
Un prezzo proposto da un modello generico somiglia a un prezzo e questo lo rende pericoloso. Il numero esce plausibile, con le cifre al posto giusto, e non ha dietro nessun listino vostro. Un sistema può proporre una stima solo se gli si danno i consuntivi dei lavori già chiusi, e allora la stima diventa la vostra media storica su lavori simili, che è un numero difendibile davanti a un cliente. Senza quei dati resta una media presa da chissà dove. Il primo passo quindi non è lo strumento, sono le ore vere dei lavori passati.
Lo sconto e la firma restano a una persona
Lo sconto è una decisione commerciale e va tenuta fuori da qualsiasi automatismo. Un sistema che concede il cinque per cento perché lo ha visto fare su altri preventivi sta regalando marginalità senza che nessuno abbia deciso di regalarla, e il danno non si vede sul singolo lavoro ma sul margine dell'anno. Lo stesso vale per i tempi di consegna e per la validità dell'offerta, che sono impegni. La regola che regge è semplice: il sistema prepara e propone, una persona decide e firma.
Il primo preventivo su cui conviene provare
Il primo preventivo su cui provare è quello che fate più spesso e che assomiglia sempre a se stesso, non quello più complicato. Un'azienda che ha dieci tipi di offerta deve partire dal tipo che esce venti volte al mese, perché è lì che la ripetizione paga il lavoro di preparazione. Il preventivo eccezionale, quello da centomila euro con venti varianti, è esattamente quello su cui conviene continuare a mettere le mani.
Cosa deve esistere in azienda prima di cominciare
Prima di cominciare servono tre cose, e nessuna delle tre è un programma nuovo. Serve un listino leggibile da un computer, quindi un foglio di calcolo o un export del gestionale e non solo il PDF del fornitore. Servono le descrizioni dei tre o quattro lavori più frequenti scritte una volta bene, perché diventano il modello su cui il resto si appoggia. Servono i consuntivi delle ore di almeno una decina di lavori chiusi. Come si attacca tutto questo al programma che usate già è il ragionamento in come integrare l'AI nel gestionale aziendale invece di comprarne un altro.
Quanto costa, e quando conviene farsi aiutare
Il costo di un sistema per i preventivi si divide in due voci che si comportano in modo opposto: il consumo mensile dello strumento, che su questi volumi è piccolo, e il lavoro di preparare listini, descrizioni e collegamenti, che si paga una volta e pesa molto di più. Chiunque dia una cifra unica senza aver visto i vostri listini sta indovinando. Il modo di impostare quel conto, con i numeri della vostra azienda, sta in come si fa il conto del ritorno di un progetto di intelligenza artificiale.
Perché il preventivo torna identico in ogni mestiere
Scrivendo su questo blog i pezzi mestiere per mestiere, dagli elettricisti agli studi dentistici alle agenzie di viaggio, il preventivo è tornato ogni volta come il primo collo di bottiglia, con nomi diversi e sempre la stessa forma: una persona sola che la sera trasforma appunti in un documento. È anche la ragione per cui su questo sito la posizione è sempre la stessa, cioè che saper vendere conta più che saper costruire: il preventivo è il documento commerciale più importante che una piccola impresa produce, e quasi nessuno lo tratta come tale. Se volete guardare dove si incastra nei vostri processi prima di comprare qualcosa, l'aiuto sta in come si automatizzano i processi aziendali con l'AI.
Il preventivo non va automatizzato perché è noioso. Va automatizzato nella parte in cui una persona fa da fotocopiatrice fra quattro programmi, e lasciato intatto nella parte in cui decide un prezzo.
Domande frequenti
L'AI per preventivi può mandare l'offerta al cliente senza che nessuno la guardi?
Tecnicamente si può collegare, e nella maggior parte delle aziende è una scelta che conviene evitare. Il preventivo è il documento con cui un'impresa si impegna su un prezzo, e un errore su una voce diventa una perdita sul lavoro o una trattativa da riaprire. La via che regge è che il sistema prepari il documento completo e lo lasci in attesa, e che una persona lo apra, controlli i numeri e prema invia. Il tempo risparmiato resta quasi tutto, perché la parte lunga era costruirlo, non rileggerlo.
Conviene un software per preventivi dedicato o basta un assistente generico?
Dipende da dove stanno i prezzi. Un software per preventivi dedicato porta dentro il catalogo, le versioni del documento e lo storico delle offerte, e in un'azienda con un catalogo ampio quella struttura vale più dell'assistente. Un assistente generico conviene quando le offerte sono poche righe e cambiano ogni volta, perché costa meno e non impone un modo di lavorare. La domanda che distingue i due casi è se il vostro catalogo esiste già in forma ordinata: se esiste, serve qualcosa che lo legga; se non esiste, nessuno dei due strumenti lo inventa.
Se un preventivo preparato da un sistema automatico contiene un errore, di chi è la responsabilità?
La responsabilità resta dell'azienda che ha firmato e mandato il documento, non del fornitore del software. Un preventivo è una proposta commerciale, e chi la sottoscrive risponde di quello che c'è scritto. Questo è il motivo pratico per cui il passaggio di controllo umano prima dell'invio non è una precauzione formale ma la parte che protegge il margine. Nei contratti con i fornitori di questi strumenti la clausola sulla responsabilità per gli errori di elaborazione va letta prima della firma, non dopo il primo sbaglio.
Il fornitore del nostro gestionale dice che la funzione arriverà: conviene aspettarla?
Conviene chiedere una data e cosa farà esattamente, e intanto non fermarsi. Molti gestionali italiani stanno aggiungendo assistenti alla compilazione, e quando arrivano sono spesso la strada più comoda perché i dati sono già dentro. Il problema è che la promessa generica non ha una data e non dice se coprirà i vostri listini o solo l'anagrafica. Nel frattempo mettere in ordine i listini e le descrizioni dei lavori ripetuti serve comunque, perché è il lavoro che rende utile qualsiasi strumento arrivi poi.
Un cliente che riceve una risposta automatica su un preventivo deve saperlo?
Quando a rispondere è una chat o un risponditore automatico, chi sta dall'altra parte deve poter capire che non sta parlando con una persona, ed è un obbligo di trasparenza che vale per chi mette quel servizio a disposizione del pubblico. Il documento di offerta preparato con l'aiuto di un programma e firmato dall'azienda è un caso diverso: lì il cliente riceve una proposta commerciale di cui risponde l'impresa, non un dialogo con una macchina. La differenza sta in chi parla al cliente, non in quale strumento è stato usato in ufficio.