App di intelligenza artificiale: quali servono davvero a chi lavora
Un'app di intelligenza artificiale è un programma che prende una richiesta scritta o dettata e restituisce un testo, una trascrizione o un riassunto generato da un modello linguistico. Le app di intelligenza artificiale che un'azienda piccola usa davvero sono quattro, e coprono quattro lavori diversi: scrivere, leggere documenti lunghi, trasformare il parlato in scritto e cercare qualcosa potendo risalire alla fonte. Chi ne installa dodici finisce per usarne una e pagarne tre.
La domanda che manca quasi sempre non è quale app sia la migliore. È cosa succede a quello che ci scrivete dentro, perché la stessa app si comporta in modo diverso a seconda del piano con cui l'avete aperta, e la differenza non sta nelle funzioni: sta in una casella nelle impostazioni che quasi nessuno apre.
Le app di intelligenza artificiale coprono quattro lavori diversi
Le app di intelligenza artificiale coprono quattro lavori che in ufficio sono separati, e sceglierne una senza sapere quale dei quattro vi pesa di più è il modo più rapido per pagare un abbonamento che nessuno apre. I quattro lavori sono produrre testo, leggere documenti lunghi, trasformare il parlato in scritto e cercare qualcosa potendo risalire alla fonte. Un'azienda che prepara venti offerte al mese ha un problema di scrittura, una che riceve capitolati di ottanta pagine ne ha un altro, e la stessa app non è la risposta migliore per entrambe.
Quale app copre quale dei quattro lavori
La tabella tiene ferma la corrispondenza fra il lavoro da fare e il tipo di app che lo fa, insieme all'errore tipico di ognuna.
| Lavoro da fare | App che lo fanno | Dove sbagliano più spesso |
|---|---|---|
| Scrivere e riscrivere testi, offerte, messaggi | Assistenti generalisti come ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot | Producono numeri, codici articolo e riferimenti di legge plausibili quando non li hanno |
| Leggere documenti lunghi e rispondere su quelli | Gli stessi assistenti con il caricamento dei file, oppure NotebookLM che risponde soltanto dai documenti caricati | Un documento scansionato male viene letto male, e l'errore non si vede nella risposta |
| Trasformare il parlato in scritto | Strumenti di trascrizione, molti costruiti su modelli aperti come Whisper | Nomi propri, sigle di settore e persone che parlano sopra |
| Cercare risalendo alla fonte | Perplexity e gli assistenti che mostrano i collegamenti usati | Mostrano la fonte senza giudicarne la qualità |
Il lavoro da provare per primo non è la scrittura
Il lavoro da cui conviene partire è la lettura dei documenti lunghi, non la scrittura, e la ragione è che l'errore si scopre subito. Quando un assistente riassume un capitolato che avete in mano, la verifica è aperta il documento e controllare: se ha capito male, lo vedete in due minuti. Quando invece scrive un'offerta da zero, l'errore è un prezzo verosimile in mezzo a un testo ben costruito, e quello si scopre alla fattura. Per capire come si portano documenti aziendali dentro uno strumento del genere senza ricopiarli a mano c'è il ragionamento su come si estraggono i dati dai PDF aziendali.
Le app AI gratis costano in impostazioni, non in soldi
Le app AI gratis non costano soldi e costano una casella nelle impostazioni, perché sui piani per consumatori l'uso delle conversazioni per migliorare il modello è una cosa che si regola, mentre sui piani aziendali per impostazione predefinita non avviene. È la differenza che conta più di ogni confronto fra funzioni, e va verificata dentro l'app prima di caricarci un contratto.
Anthropic lo mette per esteso nella propria documentazione sulla privacy: sui prodotti commerciali, cioè API, Claude for Work, Team ed Enterprise, per impostazione predefinita gli input e gli output non vengono usati per addestrare i modelli. Sui piani per consumatori, Claude Free, Pro e Max, l'uso delle conversazioni per migliorare il modello è una scelta da attivare, la voce si chiama Model Improvement e sta nei controlli sulla privacy dell'account. I dati inviati con il pollice su o giù restano conservati fino a cinque anni.
Ogni fornitore chiama quella voce in modo diverso e cambia le condizioni nel tempo, quindi l'unica verifica che vale è aprire le impostazioni sulla privacy dell'app che usate voi e leggere cosa c'è scritto. Cosa comporta questo per i documenti di un'azienda italiana è il tema di cosa dice il Garante privacy sui dati aziendali dentro ChatGPT.
Cosa cambia davvero fra il piano personale e quello aziendale
Fra un piano personale e un piano aziendale cambiano tre cose concrete, e nessuna delle tre riguarda la qualità delle risposte. Cambia chi amministra gli accessi, cioè la possibilità di aggiungere una persona e di chiuderle l'accesso il giorno in cui esce dall'azienda. Cambiano le condizioni contrattuali su conservazione e addestramento, che diventano un impegno del fornitore verso l'azienda e non un'impostazione che ogni dipendente regola da sé. Cambia il registro di chi ha usato cosa, che è la parte noiosa e l'unica che serve quando qualcuno chiede conto di un documento uscito. Se il punto è tenere i dati dell'azienda sotto controllo mentre si usano questi strumenti, il lavoro è quello descritto in come si mettono in sicurezza i dati aziendali con l'intelligenza artificiale.
Quello che nessuna app di intelligenza artificiale fa bene oggi
Nessuna app di intelligenza artificiale conosce la vostra azienda, e questo è il limite che si scopre al terzo mese di uso quotidiano. Un assistente generalista non ha i vostri listini, non sa quanto costa la vostra manodopera, non ha letto i contratti che avete firmato e non sa quali clienti pagano in ritardo. Tutto quello che produce su quei temi è una media presa da altrove, scritta bene. La parte scritta migliora subito, la parte che dipende dai vostri numeri non migliora affatto finché quei numeri non entrano da qualche parte.
Il secondo limite è che nessuno risponde al posto vostro
La responsabilità di un testo prodotto da un'app resta a chi lo firma, e sui documenti che impegnano l'azienda questa non è una formalità. Un preventivo con un prezzo sbagliato è un preventivo vostro, una risposta a un reclamo scritta da un assistente è una risposta dell'azienda, una relazione tecnica la firma un tecnico. Per questo la regola più utile da scrivere prima di distribuire qualunque app è chi controlla cosa prima che esca, e vale anche quando lo strumento funziona bene. Sul perché non abbia messo un modello su una macchina mia, e su quando quella scelta cambia, ho già scritto il conto in quando un LLM privato conviene davvero.
Come si arriva a tre app invece di dodici
Si arriva a tre app contando per una settimana, non leggendo confronti. Per cinque giorni segnate su un foglio quante ore vanno in testi da scrivere, quante in documenti da leggere e quante in cose dette a voce che poi qualcuno riscrive. Alla fine avrete tre numeri, e il più grosso dei tre decide da quale dei quattro lavori partire. È lo stesso metodo, applicato agli strumenti invece che ai processi, che sta in come si confrontano gli strumenti di intelligenza artificiale.
Le due righe da scrivere prima di dare l'accesso a qualcuno
Prima di dare a una persona l'accesso a un'app di intelligenza artificiale servono due righe scritte. La prima elenca le categorie di documenti che non escono dall'azienda, e conviene che sia un elenco corto e concreto, per esempio buste paga, cartelle sanitarie, contratti con clausole di riservatezza. La seconda dice chi rilegge un testo prima che raggiunga un cliente, un fornitore o un ente. Se poi la domanda diventa quale categoria di programma comprare invece di quale app installare, la distinzione sta in le quattro famiglie di software di intelligenza artificiale per aziende.
La documentazione citata qui sopra è pubblica e si legge senza account: la pagina di Anthropic su quali dati vengono usati per addestrare i modelli.
Un'azienda che sceglie un'app di intelligenza artificiale partendo dal lavoro che le pesa di più, e che scrive due righe su cosa non esce, ottiene in un mese più di chi ne prova dodici in un pomeriggio. Il resto degli elenchi serve a chi li pubblica.
Domande frequenti
Le app AI gratis bastano per il lavoro di un'azienda piccola?
Per provare bastano, per lavorarci ogni giorno quasi mai, e il motivo non è la qualità delle risposte. Sui piani gratuiti cambiano le quantità: quanti documenti si caricano, quanto lungo può essere un testo, quante richieste si fanno prima di essere rallentati. Manca soprattutto la parte amministrativa, cioè poter dire chi nell'azienda può usare cosa e poter chiudere un accesso quando una persona esce. Un'azienda con dieci persone quella parte la scopre il giorno in cui serve, non prima.
Conviene pagare l'abbonamento di più di un'app di intelligenza artificiale?
Nella maggior parte dei casi no, e la prova è banale da fare. Due assistenti generalisti coprono lo stesso lavoro con differenze che contano per chi scrive codice tutto il giorno e quasi mai per chi prepara offerte e legge contratti. Ha senso pagare il secondo abbonamento solo quando è specializzato in un compito che il primo fa male, per esempio la trascrizione di riunioni con più voci. Sommare due generalisti è la spesa più frequente e la meno utile.
Un dipendente che usa un'app di intelligenza artificiale sul telefono suo crea un problema all'azienda?
Crea un problema quando ci porta dentro documenti dell'azienda, e succede senza cattive intenzioni. Una persona che fotografa un contratto per farselo riassumere durante il viaggio sta spostando un documento aziendale in un servizio che l'azienda non ha scelto e di cui non conosce le condizioni. La risposta utile non è vietare, perché il divieto si aggira in trenta secondi: è dire quali categorie di documenti non escono e mettere a disposizione uno strumento aziendale per il resto.
Le app di intelligenza artificiale rispondono peggio in italiano che in inglese?
La differenza si è ridotta molto e oggi pesa poco sui compiti di ufficio. Resta visibile in due punti: il lessico tecnico di settori regolati, dove la traduzione automatica di un termine italiano preciso produce un sinonimo sbagliato, e i testi che devono suonare naturali per un lettore italiano, che spesso arrivano con una struttura di frase inglese. Per il primo problema conviene scrivere nel testo i termini esatti da usare, per il secondo riscrivere l'ultima versione a mano.
Conviene far partire tutta l'azienda insieme o poche persone per volta?
Conviene partire da due o tre persone che fanno lo stesso lavoro, e la ragione è che così i problemi emergono confrontabili. Quando venti persone iniziano lo stesso giorno, ognuna inventa un modo suo di usare l'app e nessuno sa dire se il risultato è migliorato. Con tre persone sullo stesso compito, dopo due settimane si vede cosa ha funzionato e si può spiegare agli altri con esempi presi dall'azienda invece che da un manuale. L'allargamento diventa facile proprio perché arriva con esempi veri.