Intelligenza artificiale per i trasporti e la logistica: dove recupera ore e dove si ferma
L'intelligenza artificiale per i trasporti è, per un'azienda italiana di autotrasporto o di logistica, un modo per togliere alle persone il lavoro di ribattere documenti e di rispondere sempre alle stesse domande sullo stato di una spedizione. Non è un modo per far decidere a una macchina quale autista fa quale giro, e la distinzione non è prudenza eccessiva: su quella seconda parte una legge italiana del 1970 chiede un passaggio preventivo che quasi nessun fornitore nomina in fase di vendita.
L'AI per trasporti riguarda un'azienda con venti motrici e sei persone in ufficio, o un magazzino conto terzi con quaranta dipendenti fra piazzale e amministrazione. Non ha un reparto informatico, ha un gestionale di settore che nessuno vuole toccare e una parte amministrativa che cresce ogni anno senza che nessuno la conti.
Il lavoro che sta fra il ritiro e la consegna
Le ore di un'azienda di trasporti se ne vanno fra il ritiro e la consegna, non alla guida. La guida è il lavoro per cui l'azienda viene pagata ed è l'unico che il cliente vede. Tutto quello che sta prima e dopo è amministrazione che nessuno mette in fattura.
I documenti che entrano non hanno un formato comune: documenti di trasporto dei clienti, lettere di vettura, bolle di consegna riportate indietro dagli autisti con la firma sopra, riepiloghi dei subvettori, note spese del gasolio. Ognuno viene letto da una persona che poi ribatte gli stessi dati in un campo del gestionale, e la stessa persona lo fa duecento volte al mese.
La domanda "dov'è il mio bancale" è il costo che nessuno conta
Il ricontatto sullo stato di una spedizione è una coda di lavoro invisibile che nessun preventivo di informatizzazione considera. Il cliente scrive per sapere dove si trova il carico, qualcuno apre il gestionale, controlla, risponde, e la stessa persona ripete l'operazione il giorno dopo per la spedizione successiva. Nessuna di quelle risposte compare in un'analisi dei costi, perché nessuno le ha mai misurate separatamente dal resto dell'amministrazione: è il primo dei due numeri che conviene contare, e quasi sempre sorprende chi lo conta.
Le quattro attività su cui l'AI per trasporti regge
L'AI per trasporti funziona bene su quattro attività, e hanno tutte la stessa forma: producono un testo o una tabella che una persona rilegge in venti secondi invece di scriverla da zero. La lettura dei documenti che entrano, le risposte scritte sullo stato delle spedizioni, la preparazione dei preventivi ricorrenti e il controllo delle fatture dei subvettori contro quello che era stato concordato.
La tabella tiene fermo il confine fra quello che conviene far preparare e quello che resta dov'è.
| Attività | Si può far preparare | Chi controlla prima che esca |
|---|---|---|
| Estrazione dei dati da un documento di trasporto | Sì | Chi carica la spedizione a sistema |
| Risposta scritta sullo stato di una spedizione | Sì | Chi segue il cliente |
| Bozza di preventivo su una tratta già fatta altre volte | Sì | Titolare o commerciale |
| Confronto fra fattura del subvettore e accordo | Sì, come segnalazione | Amministrazione |
| Assegnazione dei giri sulla base di come lavora l'autista | No, non prima dell'accordo sindacale | Titolare, con le rappresentanze sindacali |
| Dichiarazione di conformità o documentazione doganale | No | Resta a chi la firma |
Perché i documenti di trasporto rendono più della previsione della domanda
I documenti che arrivano in ufficio sono il punto in cui tornano ore vere, perché il lavoro consiste nel trasferire dati già scritti da un foglio a un campo. Una lettera di vettura ha sempre mittente, destinatario, colli, peso e data. Una bolla firmata ha sempre una firma e una data di consegna. Trasformare quei fogli in righe di tabella è l'attività su cui questi strumenti sbagliano meno, mentre la previsione dei volumi, che è quello che viene proposto per primo nelle presentazioni, chiede una storia di dati puliti che quasi nessuna azienda di questa dimensione ha. La parte difficile dell'estrazione risulta essere la struttura del documento e non la lettura: l'ho smontata pezzo per pezzo in come si estraggono i dati dai PDF aziendali.
L'assegnazione dei giri agli autisti passa da una norma del 1970
Un sistema che assegna i giri leggendo come ha lavorato ogni autista ricade nell'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, ed è il punto in cui i progetti di questo settore si fermano. Il testo vigente dell'articolo 4 della legge 20 maggio 1970 n. 300 dice che gli strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, e possono essere installati previo accordo collettivo con le rappresentanze sindacali. In mancanza di accordo, la stessa norma chiede l'autorizzazione della sede territoriale dell'Ispettorato nazionale del lavoro.
Un'azienda di trasporti che compra un sistema di pianificazione automatica non sta comprando un software gestionale qualsiasi. Sta introducendo uno strumento che misura le persone, e quel passaggio va fatto prima dell'installazione e non dopo la prima contestazione.
Che cosa cambia se il gestionale del parco mezzi ha già il GPS
Il rilevamento satellitare già installato sui mezzi non mette l'azienda al riparo, perché quello che conta è l'uso che si fa dei dati. Il comma 3 dell'articolo 4 stabilisce che le informazioni raccolte sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che al lavoratore sia data adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli. Un'informativa scritta anni fa per la localizzazione dei mezzi non copre un sistema che oggi usa gli stessi dati per costruire un indice di rendimento per autista. Prima di accendere una funzione del genere va aggiornata l'informativa, e i criteri per capire quali dati escono davvero dall'azienda quando si usa uno strumento esterno stanno in come si tengono i dati aziendali dentro un perimetro controllato.
I due numeri da contare prima di sentire un fornitore
Il primo passo non è comprare niente, è contare. Per due settimane si segnano su un foglio due numeri: quanti documenti in entrata vengono ribattuti a mano nel gestionale e quante richieste scritte dei clienti chiedono lo stato di una spedizione. Senza quei due numeri qualsiasi fornitore venderà la soluzione a un problema mai misurato, e fra tre mesi nessuno saprà dire se è servita.
La prova si fa poi su venti documenti veri dei tre clienti che ne mandano di più, mai su un documento campione fornito da chi vende. I fogli veri arrivano storti, fotografati con il telefono in cabina, con la firma sopra il numero dei colli, ed è esattamente lì che uno strumento smette di funzionare o dimostra di reggere.
Quanto costa, e quando il conto cambia natura
Quanto costa dipende da una cosa sola: se si resta dentro un abbonamento mensile per postazione o se qualcuno deve collegare il gestionale. L'abbonamento è una spesa corrente che si prova due mesi e si spegne senza conseguenze. Il collegamento è un progetto con un costo fisso, e ha senso quando i documenti da leggere sono centinaia al mese o quando le sedi sono più di una. La differenza fra le due situazioni, e come si capisce da che parte sta la propria azienda, l'ho raccontata in come si integra l'AI nel gestionale aziendale. Il costo dello sviluppo su misura è sceso parecchio negli ultimi due anni, per un motivo che ho argomentato in perché il codice è diventato una commodity, ma resta un progetto e va trattato come tale.
Diffidate di chi dà una cifra prima di aver visto i due numeri contati sul foglio. Se serve capire quali attività dell'ufficio hanno davvero la forma giusta, il ragionamento sta in quali processi aziendali conviene automatizzare, e se serve un parere prima di firmare esiste una consulenza pensata per le PMI che partono adesso.
L'azienda di trasporti che ci guadagna di più non è quella che compra per prima. È quella che ha contato quanti fogli ribatte a mano ogni mese, e ha smesso di farlo fare a una persona.
Domande frequenti
L'AI per trasporti può ottimizzare i giri senza toccare lo Statuto dei lavoratori?
Sì, se il sistema ragiona sul carico e non sulle persone. Ordinare le consegne per finestra oraria, peso, volume e distanza è una cosa che riguarda le merci, e nessuno la contesta. Il confine si sposta quando lo stesso sistema comincia a scegliere chi guida sulla base di quanto ha reso quel guidatore le volte precedenti: da quel momento è uno strumento che misura le persone e va trattato come tale, con il passaggio sindacale che la legge italiana richiede.
I dati del tachigrafo si possono dare a uno strumento di intelligenza artificiale?
Il comma 2 dell'articolo 4 della legge 300 del 1970 esclude dall'accordo preventivo gli strumenti che il lavoratore usa per rendere la prestazione lavorativa, e il tachigrafo rientra in quella descrizione. Il comma 3 resta però valido: le informazioni raccolte sono utilizzabili ai fini del rapporto di lavoro solo se al lavoratore è stata data adeguata informazione sulle modalità d'uso dello strumento e su come vengono fatti i controlli. Cambiare l'uso di quei dati senza aggiornare quell'informativa è il punto in cui le aziende si espongono.
Serve cambiare il gestionale del parco mezzi per iniziare?
Quasi mai, ed è la domanda da fare al fornitore prima di comprare qualsiasi cosa nuova. Molti gestionali di settore hanno già una funzione di lettura documenti inclusa nel canone che nessuno ha mai acceso, e una funzione già pagata che lavora sui dati dell'azienda batte uno strumento esterno più bravo ma scollegato dall'anagrafica dei clienti.
Un'azienda con dieci mezzi ha abbastanza volume perché convenga?
Dipende dai documenti, non dai mezzi. Il numero che conta è quanti fogli entrano ogni mese e vengono ribattuti a mano in un campo del gestionale: dieci mezzi che fanno distribuzione con sei consegne al giorno producono molta più carta di dieci mezzi che fanno viaggi lunghi a pieno carico. Contare i fogli per due settimane costa nulla e dice più di qualsiasi preventivo.
Chi risponde se una bolla letta in automatico riporta un peso sbagliato?
L'azienda che ha emesso il documento, esattamente come se il dato fosse stato battuto a mano da una persona. Nessuna norma sposta la responsabilità di quello che c'è scritto su un documento di trasporto sul fornitore del software, e questo è il motivo per cui i dati estratti in automatico vanno mostrati accanto all'immagine del foglio originale invece che scritti direttamente nel gestionale.