Intelligenza artificiale per notai: cosa prepara e dove si ferma
L'intelligenza artificiale per notai è la preparazione automatica del materiale che sta prima e dopo l'atto, mentre l'atto continua a essere ricevuto di persona da chi lo firma. Il confine non è una cautela che lo studio decide di darsi: è scritto in una legge del 1913 che nessun software ha spostato, e sapere dove passa è la cosa che rende utile tutto il resto.
Uno studio notarile, che abbia due collaboratori o dodici, non ha un reparto informatico. Ha un gestionale comprato anni fa, una pila di pratiche in attesa di documenti e un calendario di stipule che non si sposta. Chi propone di ripensare i processi dello studio fra una compravendita e una successione sta descrivendo un progetto che in quel calendario non entra.
Il lavoro di uno studio notarile che nessuno mette in parcella
Le ore di uno studio notarile se ne vanno nella raccolta dei documenti e negli adempimenti successivi, non nella stipula. La stipula dura mezz'ora. Quello che la precede sono visure catastali e ipotecarie, certificati, planimetrie, la ricostruzione delle provenienze, il controllo della conformità urbanistica e la rincorsa dei documenti che il cliente non ha mai mandato.
Quello che la segue ha la stessa forma al contrario: registrazione, trascrizione, voltura, annotazione a repertorio, comunicazioni alle parti e agli enti. È lavoro dovuto, ripetitivo e a forma fissa, e occupa le persone che in studio costano di più dopo il notaio.
La parte lenta non è redigere, è mettere insieme il fascicolo
Il tempo si perde a rileggere documenti scritti da altri, non a scrivere. Un atto di provenienza di trent'anni fa, un regolamento di condominio allegato a un rogito, una successione con sei eredi e due donazioni in mezzo: sono testi che qualcuno in studio deve leggere per intero per estrarne quattro dati.
Gli studi legali conoscono la stessa asimmetria, raccontata per l'intelligenza artificiale negli studi legali: il lavoro pagato è la responsabilità e il lavoro fatto è la lettura. In uno studio notarile la sproporzione è anche più netta, perché la responsabilità si concentra in un atto solo e la lettura si spalma su tutto il resto.
Che cosa l'AI per notai prepara senza mai entrare nell'atto
L'AI per notai rende su quattro lavorazioni, e nessuna delle quattro produce testo che finisce nell'atto: l'estrazione dei dati dalle visure, il riassunto strutturato dei documenti lunghi, la ricostruzione della catena delle provenienze e la prima stesura delle comunicazioni ricorrenti. Il criterio che le accomuna è che su ognuna lo studio possiede già un documento certo contro cui verificare il risultato.
| Lavorazione dello studio | Si può far preparare | Contro che cosa si verifica |
|---|---|---|
| Estrarre formalità e dati da una visura | Sì, per intero | La visura originale |
| Riassumere un regolamento o un capitolato | Sì, per intero | Chi segue la pratica |
| Ricostruire la catena delle provenienze | Sì, come bozza | Gli atti di provenienza |
| Elenco documenti mancanti da chiedere al cliente | Sì, come bozza | Il modello di pratica dello studio |
| Comunicazioni ricorrenti alle parti | Sì, come bozza | Chi firma e spedisce |
| Redazione dell'atto e delle clausole | No | Non si delega |
| Calcolo di imposte e termini di registrazione | No | Gestionale e tabelle |
La provenienza ventennale è il caso migliore da cui partire
La ricostruzione delle provenienze è il punto di partenza migliore perché l'errore si scopre subito e non esce dallo studio. Serve leggere una catena di atti, tenere date, parti e quote, e scrivere una riga per passaggio: un lavoro meccanico che oggi qualcuno fa la sera prima, con un evidenziatore.
Il controllo esiste già ed è banale, perché si riaprono gli atti e si verifica che le date e i nomi della tabella siano quelli. La difficoltà tecnica sta tutta nella lettura del documento di partenza, ed è la stessa descritta in come si estraggono davvero i dati dai PDF aziendali: un atto scansionato non è un file di dati, è una pagina da cui l'informazione va ritrovata. Dall'altra parte della stessa compravendita il lavoro ha una forma identica, e anche l'intelligenza artificiale per le agenzie immobiliari rende soprattutto sulla cartella dei documenti.
Perché la firma del notaio non è un passaggio automatizzabile
L'atto notarile non può nascere da una bozza approvata in fretta, e il motivo sta in una norma precisa. L'articolo 47 della legge notarile, la legge 16 febbraio 1913 numero 89, stabilisce che l'atto non può essere ricevuto dal notaio se non in presenza delle parti, e che il notaio indaga la volontà delle parti e sotto la propria direzione e responsabilità cura la compilazione integrale dell'atto.
Sono due obblighi personali, non due fasi di una lavorazione. L'articolo 2699 del codice civile chiude il cerchio definendo l'atto pubblico come il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove l'atto è formato.
Indagare la volontà è esattamente ciò che un modello non osserva
L'indagine della volontà si fa guardando in faccia le parti, e nessun modello di linguaggio dispone di quel materiale. Un modello riceve il testo di quello che le parti hanno già detto o scritto, e su quello produce una versione plausibile: non vede l'esitazione di chi firma, non coglie che uno dei due coniugi sta rispondendo per l'altro, non si accorge che una parte non ha capito cosa comporta la rinuncia che sta accettando.
La bozza di clausola è quindi la richiesta meno utile che si possa fare a un modello di linguaggio, non la più utile. Il testo delle clausole uno studio ce l'ha già nei propri modelli, verificati e usati da anni, mentre il tempo si perde altrove.
L'antiriciclaggio è una valutazione, non una casella da spuntare
Gli obblighi antiriciclaggio non si automatizzano perché sono un giudizio, e il decreto legislativo 231 del 2007 li costruisce così. Il decreto elenca all'articolo 3 i soggetti obbligati, fra cui i notai, e articola gli obblighi in adeguata verifica della clientela agli articoli 17 e seguenti, conservazione dei dati e dei documenti per dieci anni agli articoli 31 e seguenti, e segnalazione delle operazioni sospette all'Unità di informazione finanziaria all'articolo 35.
La parte che si può far preparare è la raccolta ordinata del materiale e la cronologia dell'operazione. La valutazione del rischio e la decisione di segnalare restano di chi ha visto il cliente, e vanno tenute lontane da qualsiasi automazione che proponga una conclusione: uno strumento che suggerisce di non segnalare è un problema, non un aiuto.
Dove finiscono i fascicoli conta più di quale strumento si sceglie
Un fascicolo notarile è fra i documenti più sensibili che una piccola organizzazione italiana tratta, e la scelta di dove farlo transitare va fatta prima e non dopo la prima segnalazione. Prima di caricare un atto di provenienza da qualche parte vale la pena leggere dove finiscono davvero i dati che si danno a un'AI, perché le condizioni cambiano fra un piano gratuito e uno a pagamento.
La regola pratica che tiene in piedi tutto il resto è scrivere una volta sola chi può usare che cosa su quali documenti, con lo stesso criterio dei permessi da dare agli strumenti AI in azienda. Due pagine bastano, e chi non le scrive lascia che la decisione la prenda ogni collaboratore per conto proprio.
Da quale pratica conviene partire, e cosa si conta dopo un mese
Si parte da una lavorazione sola, scelta perché torna più spesso e non perché è la più fastidiosa. Non da una piattaforma, non da un cambio di gestionale.
- Contare quante pratiche di compravendita e quante successioni lo studio ha chiuso negli ultimi dodici mesi. È il numero che rende confrontabile qualsiasi offerta arrivi dopo.
- Prendere tre pratiche già archiviate, far ricostruire la catena delle provenienze e confrontarla con quella fatta a mano allora. L'errore su lavoro già chiuso è l'unico dato affidabile, e costa un pomeriggio.
- Mettere per iscritto quali documenti possono uscire dallo studio e chi rilegge che cosa, prima di dare gli strumenti ai collaboratori.
- Chiedere al fornitore del gestionale di studio se i dati delle pratiche siano estraibili in un formato aperto e a quale costo, perché da quella risposta dipende se uno strumento nuovo lavorerà sui dati veri o solo su quello che qualcuno ricopia.
La rilettura funziona se è una procedura, e non un'intenzione
Una parte di questo blog nasce nello stesso modo, e per questo so dove sta il punto delicato. Nel repository di marcomasut.com c'è una cartella automazione-blog/ con le routine che ogni giorno preparano una bozza, e accanto un file di istruzioni che elenca otto controlli da fare uno per uno prima che qualcosa vada online.
Quello che tiene in piedi il meccanismo non è la qualità della bozza, è che la lista dei controlli sia scritta ed eseguita davvero, invece che lasciata alla memoria di chi rilegge. Per una catena di provenienze vale identico: il guadagno di tempo è reale solo se la verifica è una procedura fissa, con due o tre cose che si controllano sempre e nello stesso ordine.
La spesa, e perché il rischio vero non è il canone
La spesa iniziale di uno studio è quasi sempre un abbonamento a testa per chi prepara i fascicoli, cioè una cifra confrontabile con un corso di aggiornamento e non con un progetto informatico. Il numero da guardare è un altro: quante bozze escono senza che qualcuno le riscriva. Una bozza corretta a mano è costata due volte, e se quella quota non si muove dopo un mese il problema non è lo strumento, sono i documenti che gli si stanno dando.
Il rischio vero non è il canone, è comprare uno strumento per la lavorazione sbagliata. Chi vuole capire prima quale parte del fascicolo conviene misurare trova nella consulenza AI per professionisti e PMI mezz'ora costruita su questa domanda, mentre chi ha già deciso e deve sistemare la questione dei documenti parte da come tenere i dati aziendali dentro l'azienda.
La tentazione, in uno studio, è provare lo strumento sulla successione più intricata degli ultimi cinque anni per vedere se ce la fa. È il modo più rapido per concludere che non serve, e per non accorgersi delle trenta pratiche ordinarie su cui nel frattempo avrebbe lavorato.
Fonti: l'articolo 47 della legge notarile 89/1913, l'articolo 2699 del codice civile e il decreto antiriciclaggio 231/2007 nella raccolta della Banca d'Italia.
Domande frequenti
L'AI per notai può fare da sola le visure catastali e ipotecarie?
No, e la ragione è che le visure non sono un testo da scrivere ma un'interrogazione a banche dati dell'Agenzia delle Entrate, che si fanno con le credenziali dello studio e restituiscono un documento ufficiale. L'AI per notai lavora dopo, sul documento già ottenuto: lo legge, ne estrae le formalità e le mette in una tabella confrontabile. Chi vende automazione delle visure sta quasi sempre vendendo un collegamento alle banche dati, che è un'altra categoria di prodotto e ha un altro prezzo.
Che differenza c'è fra questi strumenti e la firma digitale che lo studio usa già?
La firma digitale garantisce che un documento sia integro e attribuibile a chi lo ha firmato, e non guarda dentro il contenuto. Gli strumenti di cui si parla qui fanno l'opposto: leggono il contenuto e non danno nessuna garanzia sulla sua correttezza. Sono due strati che non si sostituiscono e non si sovrappongono, e confonderli porta a credere che un documento preparato in automatico sia per ciò stesso affidabile.
Funziona anche sugli atti vecchi, che in archivio esistono solo come scansioni?
Dipende dalla qualità della scansione molto più che dallo strumento scelto. Su una scansione nitida di un dattiloscritto il risultato è buono, su una fotocopia storta di un atto degli anni Settanta con annotazioni a penna il risultato va controllato riga per riga e spesso non conviene. Il modo di scoprirlo costa mezz'ora: si prendono cinque atti fra i peggiori dell'archivio e si guarda quanti passano. Se lo studio deve comunque riscansionare, quella è una spesa di digitalizzazione e va valutata per conto suo, perché ha tempi e costi diversi.
Un collaboratore può caricare la documentazione di una compravendita su uno strumento gratuito?
Non prima che lo studio abbia deciso per iscritto dove quei file possono andare. Un fascicolo di compravendita contiene generalità, codici fiscali, dati catastali e spesso l'atto di provenienza di persone che non hanno scelto il fornitore, e la versione gratuita di molti strumenti prevede condizioni d'uso diverse da quella a pagamento. La decisione va presa una volta sola e messa in due pagine, altrimenti la prendono i singoli collaboratori ognuno per conto proprio.
Il riassunto automatico di un contratto può essere allegato all'atto?
Un riassunto non si allega mai al posto del documento: quello che si allega è il documento originale, e il riassunto resta uno strumento di lavoro interno allo studio. Il suo valore è far arrivare chi legge alla clausola giusta più in fretta, non sostituire la lettura. Un riassunto che finisse in un fascicolo come se fosse la fonte creerebbe un problema molto più grande del tempo che ha fatto risparmiare.